GereLateerd

MVO
1 June 2023
CCM in the Cloud & Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen
documentenstroom
8 May 2023
CCM in the Cloud als duurzame oplossing voor documentenstroom COG
Ketenmonitor
20 April 2023
De klant als procesoperator met de ketenmonitor van CCM in the Cloud

De Christelijke Onderwijsgroep in productie met CCM in the Cloud

COG

De Christelijke Onderwijsgroep (COG) is de overkoepelende stichting van de aangesloten scholen in de regio Vallei en Gelderland-Midden. Afgelopen jaar heeft COG contact gezocht met Harmony om enerzijds ondersteuning te bieden op het vlak van Oracle BI Publisher en anderzijds mee te denken over alternatieven. Met CCM in the Cloud biedt Harmony een goed alternatief en een stabiel cloudplatform voor het ontwerpen, het genereren en (indien gewenst) distribueren van communicaties. Per juni 2022 is COG met CCM in the Cloud in productie gegaan en zijn de eerste documenten verstuurd via het CCM-platform vanuit de cloud.

“Vanuit mijn rol als product owner binnen het project heb ik intensief contact gehad met de mensen van Harmony. Ik heb hen leren kennen als echte document tovenaars. Ze kunnen echt bijna alles, van functionaliteit tot techniek. Ze zijn helder in communicatie, snel, flexibel en komen met hele slimme, creatieve oplossingen. En dat dan gericht op de doelstelling van de klant. Mocht ik weer een partij nodig hebben die dit kan, kies ik blind voor Harmony. Simpelweg toppers”. - Martijn Eijgenraam, senior functioneel beheerder bij COG.

 

OSIRIS koppeling

Binnen COG wordt gebruik gemaakt van OSIRIS, een veelgebruikt student-informatiesysteem. In CCM in the Cloud is een interface ontwikkeld van waaruit documenten aangemaakt kunnen worden, waarbij data via API’s opgehaald wordt uit OSIRIS. In een latere fase zal OSIRIS het vertrekpunt zijn en zal CCM geïntegreerd worden met OSIRIS.

In de interface heeft de gebruiker de mogelijkheid om een single documentaanvraag te doen (voor een bepaalde student) of een bulk documentaanvraag waarbij meerdere documenten aangemaakt worden die voldoen aan de opgegeven criteria (zoals studentnummer(s), document status en peildatum). Ná aanmaak van het document kan de gebruiker het document controleren alvorens de upload naar OSIRIS plaatsvindt.

Screenshot User Interface
Screenshot OSIRIS
Gebruiker in control

In deze oplossing staat business empowerment centraal. Wij vinden dat de gebruikers zelf content moeten kunnen beheren. Dit kan via onze template-webdesignomgeving in de cloud, die uitermate geschikt is voor een eindgebruiker om zelfstandig wijzigingen door te voeren. Deze wijzigingen kan de eindgebruiker vervolgens zelf eenvoudig in gebruik nemen zónder tussenkomst van Harmony of de ‘eigen’ IT-afdeling. Vaak worden tijdens een 1e  fase in de implementatie de documenten door Harmony ontwikkeld, waarna via een training-on-the-job de kennis overgedragen wordt om deze zelf te onderhouden. Ruim 40 communicaties (sommige voorzien van meertaligheid in het Spaans en Engels) werden samen met COG ontwikkeld. Een aantal voorbeelden van ontwikkelde communicaties zijn:

  • Beroepspraktijkvormingsovereenkomst
  • Onderwijsovereenkomst
  • Startschooljaarbrieven
  • Verzuimbrieven
  • Adresetiketten
  • MBO verklaring
Interactieve documenten

Afgelopen periode is een pilot uitgevoerd om interactieve documenten te genereren. Dit geeft COG de mogelijkheid om documentaanvullingen te doen met gegevens die niet in OSIRIS vastgelegd zijn, maar wel nodig zijn om te vermelden op het document. Deze interactieve documenten kan de eindgebruiker zelf ontwikkelen, hij kan daarbij zelf aangeven welke onderdelen interactief zijn en welke niet. Dit resulteert in een interactieve PDF (of email) die door de eindgebruiker nog aangepast kan worden. Hiermee biedt CCM in the Cloud de mogelijkheid om bijvoorbeeld:

  • Paragrafen te wijzigen (met ‘rich text’ mogelijkheid om teksten cursief of dikgedrukt te maken);
  • Een of meerdere paragrafen uit een bibliotheek toe te voegen;
  • Paragrafen te verbergen;
  • Volgorde van paragrafen optioneel te wijzigen;
  • Vrije tekst in te voegen.
Screenshot Interactive Documents

Pay per use

Heb je net als COG nood aan een oplossing voor kleinere volumes? Harmony biedt de mogelijkheid om per communicatie af te rekenen (pay-per-use). Daarmee is onze CCM oplossing ook interessant voor organisaties met kleinere volumes (tot 500K communicaties op jaarbasis). In deze oplossing worden infrastructuur en licenties gedeeld om kosten te besparen, maar heb je wel profijt van alle CCM functionaliteiten en cloudvoordelen.

Wil jij net als COG gebruik maken van onze oplossing en dienstverlening? Neem dan contact us en wij kijken graag met jou naar de mogelijkheden.