Ons verhaal begint in april 2021. Thomas zijn project loopt ten einde en hij staat te springen om aan een nieuwe uitdaging te starten. Op dat moment wordt er binnen ARAG een nieuw project opgestart waarbij ze op zoek zijn naar twee externe profielen om hun projectteam te versterken. ARAG koos er bewust voor om 2 Harmonianen aan te werven om succes op het project te verzekeren. En dus kwam ook Janne aan boord. Janne combineert in het begin nog haar werk bij ARAG met het afronden van een lopende opdracht. Maar al snel is het full-focus op ARAG. Beide collega’s werken nu al een tijdje nauw samen met de mensen van ARAG. Hoog tijd om Janne en Thomas aan de tand te voelen en deze samenwerking in de verf te zetten.
De Pitbull VS De Diplomaat
Het gesprek begint met gegiebel. Op de vraag of de onderlinge samenwerking goed verloopt, worden een aantal plaagstoten afgevuurd. Maar uiteindelijk bevestigen ze allebei dat ze graag samenwerken. “We vullen elkaar perfect aan” zegt Janne. “Thomas is de pragmatische, rustige maar kordate diplomaat, terwijl ik de iets minder flatterende bijnaam Pitbull heb gekregen.” Het feit dat beiden elkaar goed aanvullen is voordelig voor het verloop van het project. “Als Programma Manager is Janne verantwoordelijk voor de opvolging van de verschillende tracks, terwijl ik als Lead Product Owner verantwoordelijk ben voor de inhoudelijke uitwerking” vult Thomas aan. “We kunnen dus heel snel schakelen en dat maakt dat het vooruit gaat”.Het gaat vooruit… maar wat is hét? Thomas schept duidelijkheid. “Het doel van het project is de gehele vervanging (en decommissionering) van de back-office systemen. We vervangen zo onder meer de claims applicaties en contractmanagement applicaties.” Het vervangen van deze kritieke applicaties gebeurt natuurlijk niet van vandaag op morgen. De concrete aanpak wordt hieronder toegelicht.
De aanpak
In grote lijnen werd het project opgedeeld in 2 fases: Discovery en Sprints.“De discovery fase duurde 2 maanden. Tijdens deze fase hebben we samen met Accenture (dat instaat voor de implementatie) het TOBE proces en alle nodige functionaliteiten in kaart gebracht” licht Thomas toe. Dat ging als volgt:
- Aan de hand van workshops van halve dagen werden de noden in kaart gebracht.
- Door middel van wekelijkse demo’s (gegeven door Accenture) werd de business geïnformeerd van hoe het finale product er zou kunnen uitzien.
- Dat proces herhaalde zich gedurende meerdere weken.
- Het eindresultaat: een lange lijst van user stories. Elke user story werd daarna gemapt op het TOBE proces.
In heel dit proces werden een aantal Product Owners en Change Ambassadors van ARAG betrokken, zo was er de nodige buy-in doordat de collega’s die het dagdagelijkse werk doen vanaf dag 1 waren betrokken in het project.“Op basis van de user stories werd een planning opgemaakt van 5 sprints”, gaat Thomas verder. “Na elke sprint wordt de planning van de sprints geëvalueerd en aangepast, telkens met het einddoel voor ogen uiteraard. Tijdens de sprints gebeurt de verfijning van de requirements samen met ARAG. Accenture neemt dan de ontwikkeling, de eerste quality checks en de demo’s voor de klant op zich.”Janne pikt in en geeft aan dat het niet enkel om de implementatie van het TOBE proces in de uiteindelijke applicatie gaat, maar dat er vanaf nu verschillende tracks in parallel opgevolgd moeten worden: implementatie, integratie, migratie, documenten. “En laat dat nu juist zijn waarvoor ik hier zit” lacht ze. In parallel wordt ook nog de volgende discovery fase voorbereid. Deze zal dienen om het laatste stuk van de scope in kaart te brengen.
De samenwerking
Zoals blijkt uit voorgaande, is dit geen project dat enkel door Harmony wordt gedragen. Er zijn verschillende partijen betrokken, en iedere partij doet haar uiterste best om er een succes van te maken. Zowel Janne als Thomas geven aan dat de samenwerking met ARAG aangenaam en constructief verloopt. “We zijn een goed team dat vanaf dag 1 toegevoegde waarde leverde” stelt Thomas. Dat vertrouwen en respect is trouwens ook wederzijds. “Toen ik aangaf dat we echt een persoon extra nodig hadden (en bleek dat er intern niemand ter beschikking was), had de verantwoordelijke bij ARAG een sterke voorkeur om nog iemand van Harmony erbij te halen, om een vlotte start te garanderen en meer garantie te hebben op het behoud van korte en open communicatielijnen binnen het projectteam” vult Janne aan.Kortom, iedereen is enthousiast over de samenwerking, de toekomst die het nieuwe systeem biedt en de goede begeleiding tijdens het traject dat men moet afleggen van ASIS naar TOBE.
Take-aways
Om af te sluiten geven we graag nog een aantal tips mee, waarvan wij geloven dat ze een echte meerwaarde zijn voor dit soort projecten.
- Start vanuit het proces: om functionaliteiten voor een nieuwe applicatie in kaart te brengen, start je best vanuit het gewenste proces. Welke processtappen komen aan bod en welke functionaliteiten heb je nodig in elke stap?
- Change management: een nieuwe applicatie heeft een grote impact op de mensen die er dagdagelijks mee moeten werken. Zij zijn gehecht aan de huidige systemen en manier van werken. Die verandering kan best geleidelijk doorgevoerd worden, zodat er tijd is om aan te passen en te wennen aan het idee dat er iets nieuws komt.
- Continu bijsturen: door het werken in sprints, is het perfect mogelijk EN gemakkelijk om de voortgang van het project heel nauw op te volgen en snel te schakelen indien nodig. User stories kunnen eenvoudig geprioriteerd worden en de sprintplanning kan naargelang aangepast worden. De impact op het eindresultaat wordt op die manier meteen duidelijk en beslissingen kunnen snel genomen worden.