Posted - Documisation, HarmonyGroup, news.

Als een multinational verandert van document management systeem, is dat niet in een wip gefikst. Hans Edens, senior consultant, klaarde deze klus voor Documisation samen met de mensen van Danone Nutricia Research Utrecht in afgerond 20 maanden.

“Dat was dan ook een hele migratie. Danone Nutricia Research Utrecht had in hun oude systeem meer dan duizend verschillende gebruikers. Met al die mensen en groepen zijn we aan tafel gaan zitten om te bekijken wat er overgezet moest worden en hoe. We zijn er in september 2016 aan begonnen met eind december 2017 als deadline. Op een paar kleinere dingen na hebben we alles op tijd omgezet. De grote uitdaging was dat er naast standaard toepassingen in het oude systeem ook heel wat op maat van de klant gemaakte toepassingen waren,” aldus Hans.

Ook stuk ‘awareness’ gecreëerd

“Het te vervangen systeem diende bij Danone Nutricia Research Utrecht in grote lijnen voor twee jobs: voor de opslag van documenten en als platform voor een intranet. Voor dat intranet is een andere oplossing gevonden. Voor de opslag van documenten werd binnen het oude systeem gebruik gemaakt van document bibliotheken. Met de omschakeling naar Alfresco is er een heel stuk infomanagement bijgekomen. De migratie was dus niet alleen in omvang aanzienlijk, ze behelsde ook een belangrijk deel training en change management. Die trainingen hebben we zelf op poten gezet. Zo hebben we inzicht in informatiemanagement geïntroduceerd en in de mogelijkheden van Alfresco met de Document Life Cycle. Dat integrale beheer van de bedrijfscommunicatie – van de ontstaansgeschiedenis, de gebruiksgeschiedenis, het volledige logboek tot automatische vernietiging – hebben we vorig jaar in deze nieuwsbrief al uitgebreid onder de aandacht gebracht.

Maar hiermee is Hans’ taak niet af. “Ik ben er nu nog aan de slag voor een pilootproject rond de Europese GDPR-regelgeving met document management als specifiek onderwerp, en blijf natuurlijk advies geven voor Alfresco.”

Leader?

Op de vraag of Alfresco de leader is in CCM en ECM blijft Hans nuchter: “Dat zou ik eerlijk gezegd niet durven poneren. Volgens het onderzoeksinstituut Gartner is Alfresco wel een challenger en innovator in document management. Een belangrijke troef is dat het een open source omgeving is. Dat is in Nederland een voorwaarde bij overheidsbedrijven.”